Les règles de la comptabilité en partie double (législation relative à la comptabilité des entreprises contenue dans le Code de droit économique) sont appliquées pour la gestion de l’intercommunale (sauf si les statuts y dérogent – article L1523-23 du CDLD).
La comptabilité en partie double est une méthode d’enregistrement des écritures où l’on inscrit le montant d’une opération simultanément au crédit d’un compte et au débit d’un autre. Pour chaque opération, il faut que l’écriture comptable soit équilibrée. Cela signifie qu’à l’intérieur d’une écriture comptable, le total de la colonne débit (utilisation de l’argent) doit être égal au total de la colonne crédit (entrée d’argent).
La première étape de la tenue d’une comptabilité est l’enregistrement, dans des comptes, des différentes opérations liées à l’exploitation de l’intercommunale. Ces opérations sont inscrites dans des factures pour les biens et services et des extraits de comptes pour les flux financiers. Ces comptes sont classés selon un ordre préalablement établi appelé plan comptable afin de les retrouver rapidement.
Les comptes annuels de l’intercommunale contiennent la constatation a posteriori de toutes les dépenses et de toutes les recettes de l’exercice écoulé (l'exercice financier cadrant avec l'année civile).
Chaque année, les administrateurs dressent un inventaire et établissent des comptes annuels par secteur d’activité et des comptes annuels consolidés. Les comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultats, la liste des adjudicataires et l’annexe qui forment un tout (article L1523-16 du CDLD.).
- Etablissement par le Conseil d’Administration des comptes, du rapport de gestion , du rapport spécifique sur les prises de participation et du rapport annuel de rémunération. Ce dernier rapport est mis à l’ordre du jour de l’assemblée générale du premier semestre de chaque année et fait l’objet d’une délibération. À défaut, l’assemblée générale ne peut pas se tenir. Ce rapport est annexé au rapport annuel de gestion établi par les administrateurs (article L6421-1 du CDLD.)
- Afin de lui permettre de rédiger le rapport prévu à l’article L1523-13, §3, le conseil d’administration de l’intercommunale remet au réviseur les pièces, avec le rapport de gestion, au moins quarante jours avant l’assemblée générale ordinaire (article L1523-16 du CDLD.)
- Rapport du/des réviseur(s) du Collège des Contrôleurs aux comptes (article L1523-24 du CDLD)
- Fixation de l’ordre du jour de l’Assemblée générale prévoyant le vote des comptes (qui doit se dérouler durant le premier semestre et au plus tard le 30 juin de l’exercice suivant – article L1523-13 du CDLD)
- Les convocations pour toute assemblée générale contiennent l’ordre du jour ainsi qu’une note de synthèse et une proposition de décision pour chacun des points à l’ordre du jour, l’ensemble étant accompagné des documents y afférents. Ceux-ci peuvent être envoyés par voie électronique. Elles sont adressées à tous les associés au moins trente jours avant la date de la séance par simple lettre. La convocation mentionne que la séance de l’assemblée générale est ouverte à toutes les personnes domiciliées sur le territoire d’une des communes, provinces ou C.P.A.S. associés (article L 1523-13 du CDLD.)
- Vote des comptes par l’Assemblée générale et de la décharge à donner aux administrateurs et aux membres du Collège des Contrôleurs aux comptes
- Le conseil d’administration communique aux organisations syndicales représentatives (simultanément à leur envoi à l'autorité de tutelle):
- 1° l’évaluation du plan stratégique qu’il a arrêté;
- 2° les comptes annuels par secteur d’activité et les comptes annuels consolidés;
- 3° le rapport dans lequel les administrateurs rendent compte de leur gestion (article L1523-16 du CDLD.)
- Décision de l’autorité de tutelle (approbation, exécutoire, exécutoire par expiration du délai ou non - approbation) dans un délai de 40 jours (prorogeable de moitié) (article L3132-1 du CDLD.) Le Ministre du Logement, des Pouvoirs locaux et de la Ville exerce une tutelle spéciale d’approbation et de légalité sur les comptes annuels des intercommunales.
- Recours possible contre la décision de l’autorité de tutelle devant le Conseil d’Etat
- Les comptes annuels sont déposés par l’organe d’administration à la Banque nationale de Belgique dans les trente jours de leur approbation et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice (article 98 du Code des sociétés)(article 3 :10 du Code des Sociétés et des Associations.)