Les règles de la comptabilité en partie double (législation relative à la comptabilité des entreprises contenue dans le Code de droit économique) sont appliquées pour la gestion des régies communales ordinaires.
La comptabilité en partie double est une méthode d’enregistrement des écritures où l’on inscrit le montant d’une opération simultanément au crédit d’un compte et au débit d’un autre. Pour chaque opération, il faut que l’écriture comptable soit équilibrée. Cela signifie qu’à l’intérieur d’une écriture comptable, le total de la colonne débit (utilisation de l’argent) doit être égal au total de la colonne crédit (entrée d’argent).
La première étape de la tenue d’une comptabilité est l’enregistrement, dans des comptes, des différentes opérations liées à l’exploitation de la régie. Ces opérations sont inscrites dans des factures pour les biens et services et des extraits de comptes pour les flux financiers. Ces comptes sont classés selon un ordre préalablement établi appelé plan comptable afin de les retrouver rapidement. Il n’existe toutefois pas de plan comptable précis pour les régies ordinaires.
Les comptes annuels des régies contiennent la constatation a posteriori de toutes les dépenses et de toutes les recettes de l’exercice écoulé (l'exercice financier cadrant avec l'année civile).
Le compte des régies comprend le bilan et le compte de résultats.
- Les écritures comptables de la régie sont arrêtées au 31 décembre de chaque année par le comptable de la régie afin que ce dernier puisse dresser le compte de l’exercice écoulé. Le compte de la régie comprend le bilan et le compte de résultats (article L1231-2 du CDLD)
- A la même date, le trésorier de la régie dresse un état des recettes et des dépenses effectuées dans le cours de l’année écoulée (article 29 de l’Arrêté du Régent)
- Ces documents sont transmis au collège provincial avant le 1er mars suivant (article 29 de l’Arrêté du Régent)
- Fixation de l’ordre du jour du Conseil communal prévoyant le vote des comptes (dans la première quinzainedu mois de mars)
- Convocation du Conseil communal et mise à disposition des pièces aux membres du Conseil
- Vote des comptes en séance publique du Conseil
- Transmission des comptes à l’autorité de tutelle (Gouvernement wallon) dans les 15 jours de leur vote avant le 1er juin de l’exercice suivant (articles L1312-1 et L3132-1 du CDLD)
- Communication des comptes aux organisations syndicales simultanément à l’envoi à l’autorité de tutelle (article L1122-23 du CDLD)
- Décision de l’autorité de tutelle (approbation, approbation partielle ou non approbation) dans un délai de 40 jours (prorogeable de moitié) (article L3132-1 du CDLD)
- Recours possible contre la décision de l’autorité de tutelle devant le Conseil d’Etat