Les règles de la comptabilité en partie double (législation relative à la comptabilité des entreprises contenue dans le Code de droit économique) sont appliquées pour la gestion de l'association Chapitre XII et de ses établissements et services.
La comptabilité en partie double est une méthode d’enregistrement des écritures où l’on inscrit le montant d’une opération simultanément au crédit d’un compte et au débit d’un autre. Pour chaque opération, il faut que l’écriture comptable soit équilibrée. Cela signifie qu’à l’intérieur d’une écriture comptable, le total de la colonne débit (utilisation de l’argent) doit être égal au total de la colonne crédit (entrée d’argent).
La première étape de la tenue d’une comptabilité est l’enregistrement, dans des comptes, des différentes opérations liées à l’exploitation de l’association. Ces opérations sont inscrites dans des factures pour les biens et services et des extraits de comptes pour les flux financiers. Ces comptes sont classés selon un ordre préalablement établi appelé plan comptable afin de les retrouver rapidement.
Les comptes annuels de l’association contiennent la constatation a posteriori de toutes les dépenses et de toutes les recettes de l’exercice écoulé (l'exercice financier cadrant avec l'année civile). Le compte de l'association comprend le bilan, le compte d'exploitation et le compte de profits et pertes arrêtés le 31 décembre de chaque année.
- Etablissement des comptes par les administrateurs
- Fixation de l’ordre du jour de l’Assemblée générale prévoyant le vote des comptes
- Convocation de l’Assemblée générale et mise à disposition des pièces aux membres de l’Assemblée au moins un mois avant la réunion
- Vote des comptes par l’Assemblée générale
- Communication des comptes aux organisations syndicales dans les 5 jours de leur vote (article 129 de la loi organique)
- Transmission des comptes à l’autorité de tutelle, le Gouvernement wallon, dans les 15 jours de leur vote (article 112septies de la loi organique)
- Décision de l’autorité de tutelle (approbation, approbation partielle ou non approbation) dans un délai de 40 jours (prorogeable de moitié) (article 112septies de la loi organique)
- Recours possible contre la décision de l’autorité de tutelle devant le Conseil d’Etat
