Selon les principes généraux de la fonction publique locale et provinciale (ensemble de recommandations ministérielles wallonnes élaborées en matière de fonction publique), le cadre du personnel est un tableau où figurent avec mention de leur nombre et de leur dénomination tous les emplois nécessaires à l’exécution des tâches et missions du pouvoir local. Les emplois qui apparaissent dans le cadre sont ceux qui répondent à des activités permanentes, c’est-à-dire celles qui répondent aux besoins des citoyens.

Le cadre est un outil stratégique. Pour l’autorité locale, le cadre permet une vision à moyen ou long terme des moyens humains qu’elle se donne pour réaliser ses missions et projets politiques. Sur le plan de la gestion des ressources humaines à proprement parler, il permet à la fonction dirigeante locale de visualiser le nombre et le type d’emplois nécessaires (emplois d’exécution/de commandement ; emplois techniques/plus généralistes), la planification des postes à pourvoir ou à supprimer (eu égard aux modifications des missions ou des fonctions).

Le cadre du personnel est fixé par le conseil d’Administration. Chaque cadre est propre à son institution. Les éléments qui y figurent sont souvent inspirés des principes généraux précités. Ainsi, les emplois sont identifiés par niveaux (A, B, C, D et E) avec mention des grades et échelles correspondantes (employé d’administration D6, gradué spécifique B1 etc…), et sont parfois classés par carrière (administrative, technique, spécifique, ouvrier, …) ou par service. 

Le cadre se distingue de l’organigramme. Celui-ci est défini dans le code de la démocratie locale et de la décentralisation et dans la loi organique des CPAS dans les dispositions applicables aux communes, aux provinces et aux CPAS, comme suit : « il représente la structure d’organisation des services, indique les rapports hiérarchiques et identifie les fonctions qui impliquent l’appartenance au comité de direction ». Cette définition de l’organigramme – semblable à celle généralement utilisée en management – peut également trouver à s’appliquer aux intercommunales et aux associations régies par le chapitre XII de la loi précitée (dites associations « chapitre XII »). 

Aussi, si le cadre comporte le nombre d’emplois nécessaires pour assurer les missions du pouvoir local - que ces emplois soient ou non occupés de manière effective dans l’administration -, l’organigramme est davantage un outil de management qui permet de visualiser l’organisation des moyens humains effectivement affectés dans l’administration.

Concertation syndicale

La loi du 19 décembre 1974 organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités ainsi que ses arrêtés d’exécution forment un corps de règles communément appelé « le statut syndical ». En ce qui concerne le cadre, l’intercommunale ou l’association chapitre XII doit soumettre le projet de cadre à la concertation avec les organisations syndicales représentatives et ce, dans le respect de procédures précises. L’organigramme, au sens précité, n’est pas concerné par cette formalité substantielle.

Tutelle spéciale d’approbation

Selon le code de la démocratie locale et la loi organique des CPAS, les actes portant sur les dispositions générales en matière de personnel occupé au sein de l’administration sont soumis à l’approbation de l’autorité de tutelle compétente. Une fois adopté par le conseil, le cadre du personnel – qui constitue une disposition générale - doit recevoir l’approbation de l’autorité de tutelle pour produire pleinement ses effets juridiques. L’approbation du cadre est en effet un préalable obligé à toute procédure de recrutement ou de promotion.